Revolusi 4.0, Catatan dari ISSA ICT 2018

SAAT ini penulis tengah mengikuti Konferensi Internasional yang diadakan oleh ISSA (International Social Security Association) di Casablanca, Maroko yang bartajukan tentang “Information Communication Technology (ICT) in Social Security”.

Walau pun banyak gagasan yang diangkat berkaitan dengan implementasi ICT untuk Jaminan Sosial, namun tidak sedikit tantangan yang harus dihadapi dalam proses implementasi tersebut.

Paling tidak ada beberapa hal yang Penulis catat yang menjadi bahasan dalam konferensi tersebut. Ada pun catatan-catatan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Peran para pengambil keputusan

2. Tata Kelola (Governance)

3. Manajemen risiko implementasi sistem

4. Akses publik pada teknologi

5. Keamanan (Security) dari sistem yang diimplementasikan

6. Pendataan yang berintegritas

7. Total harga/biaya kepemilikan sistem

8. Payung hukum dan mekanisme perlindungan data pribadi

9. Standar tingkat pelayanan

10. Peta jalan strategis

11. Design Thinking

Sebagai seorang anak Bangsa Indonesia yang peduli atas Negaranya, penulis berusaha membahas hal-hal yang tercatat di atas dalam konteks wilayah Republik Indonesia.

“Dalam konteks ICT apa pun sistemnya harus memberikan solusi”, demikian disampaikan oleh seorang panelis pada sesi pleno di konferensi tersebut.

Penulis sangat terkesan dengan pernyataan ini. Jadi ketika kita merencanakan suatu penerapan ICT tentunya harus memberikan dampak solusi kepada berbagai kendala yang ada.

Artinya jika harus membeli, bukan sistem yang dibeli tetapi solusi yang dibeli. Jangan kemudian sistem yang dipasang akan menjadi beban bagi penyelenggara maupun pengguna.

Jika seseorang membeli mobil Ferrari untuk solusi transportasinya tentu orang tersebut harus dapat memanfaatkan secara maksimal mobil tersebut. Ferrari jelas memberikan “prestige”, kenyamanan dan kecepatan sebagai moda transportasi.

Namun jika kemudian digunakan pada jalanan macet seperti di Jakarta, kendaraan cepat tersebut tidak akan berfungsi optimal. Karena jalanan macet, kecepatan sebuah Ferrari melaju akan sama saja dengan kendaraan lainnya.

Perlu juga diingat biaya bahan bakar, pajak tahunan dan pemeliharaannya sangat mahal. Akankah kemudian si pembeli Ferrari terus mampu membayar biaya-biaya tersebut untuk mendapatkan basis “prestige” dan kenyamanan sebuah Ferrari? Jika memang mampu tentu tidak masalah.

Karena saat jalanan tidak macet si Ferrari pun dapat digunakan untuk melaju secepat mungkin. Inti dari argumentasi ini adalah dalam pemilihan suatu sistem yang memberikan solusi tadi harus pula dipikirkan keberlangsungan (sustainability) solusi tersebut.

Solusi yang menjadi beban tidak ada bedanya dengan terciptanya masalah baru yang membutuhkan solusi baru.
Peran Pengambil Keputusan

Peran para pengambil keputusan memang sangat krusial dalam menentukan berbagai solusi yang akan diimplementasikan. Banyak orang tahu tentang ICT namun miskin pemahaman yang holistik tentang apa itu ICT.

Paling tidak adalah penting bagi para pengambil keputusan untuk memahami apa yang dapat dan tidak dapat dilakukan oleh suatu sistem ICT. Kata kuncinya adalah para pengambil keputusan tidak boleh mempercayai apa yang disampaikan oleh konsultan ICT maupun provider teknologi ICT.

Para pengambil keputusan harus benar-benar paham dan mengarahkan akan bagaimana seluruh proses pada sistem ICT yang diterapkan. Adalah tugas dari konsultan ICT dan provider teknologi ICT lah untuk memenuhi setiap target dari arahan sang pengambil keputusan.

“The devil is always in the detail” demikian pepatah mengatakan. Oleh karena itu para pengambil keputusan harus masuk menentukan target-target solusi yang diinginkan sampai pada tingkat yang sangat rinci.

Pada akhirnya para konsultan ICT dan provider teknologi dibayar bukan untuk bekerja semau mereka, tetapi harus dapat memenuhi semua keinginan “Boss” yang mengontrak mereka.

Kegagalan seorang pengambil keputusan dalam menentukan suatu target pada skala terkecil akan berdampak pada kegagalan solusi yang diinginkan secara menyeluruh.

Mekanisme “rewards and punishment” harus senantiasa diberlakukan secara kontraktual pada para konsultan ICT dan teknologi provider ICT ini. Hal ini sangat diperlukan untuk memagari basis kinerja mereka.

Apabila hal ini tidak dilakukan maka akan berpotensi terbentuknya suatu basis ketergantungan si pengambil keputusan dan institusinya kepada para konsultan dan teknologi provider ini.

Tata Kelola Yang Baik (Good Governance)

“Good Governance” adalah suatu keniscayaan. Tidak boleh sekali pun para penyelenggara layanan public tidak mengindahkan masalah ini. Demikian pula pada penerapan suatu sistem ICT.

Mulai dari proses perencanaan, pembangunan sampai pada tahap penerapannya harus dikelola berdasarkan standar “good governance”.

Jika tidak hal tersebut akan berpotensi pada terjadinya “error, fraud and corruption”. Tidak sedikit di Indonesia kasus korupsi yang melibatkan proyek implementasi ICT karena tidak mengindahkan azas-azas kepatuhan,

tranparansi dan akuntabilitas. Perlu semua ingat bahwa sangat sulit melakukan “benchmarking” harga suatu sistem ICT.

Hal ini dikarenakan implementasi ICT dari satu institusi ke institusi lainnya memiliki karakteristik yang berbeda-beda mengacu kepada perbedaan proses dan kebutuhan di masing-masing institusi tersebut.

Hal ini membuka ruang untuk terjadinya mark up dan konflik kepentingan. Oleh karena itu segala tahapan mulai dari perencanaan sampai pada penerapan harus terdokumentasi dengan tertib, rapi dan terjaga keamanannya.

Penulis pun perlu menggarisbawahi bahwa hal terpenting pada penerapan ICT ini adalah pemahaman akan terjadi suatu percepatan pengerjaan segala proses pasca implementasi. Jika dilakukan secara manual maka akan sangat sulit tercipta mekanisme pengawasan (internal control) setelah proses itu berjalan.

Tanpa ada mekanisme pengawasan yang mumpuni azas transparansi, kepatuhan dan akuntabilitas tidak pernah akan terpenuhi. Suatu terapan ICT yang baik harus memberi ruang yang luas bagi terciptanya pengawasan di seluruh tahapan proses yang dijalankan oleh sistem ICT. Jika hal tersebut tidak terpenuhi maka sistem ICT yang diterapkan jelas tidak memenuhi kaidah “good governance”.

Manajemen Risiko Implementasi Sistem

Suatu organisasi/institusi yang modern harus membudayakan standar manajemen risiko yang terkini. Di sinilah berbagai potensi masalah yang muncul akan dianalisa dan dilakukan proses mitigasinya. Kegiatan manajemen risiko ini adalah kegiatan yang berkesinambungan.

Tidak boleh ada hentinya. Sekecil apa pun risiko harus dipikirkan dampaknya pada keberlangsungan institusi secara menyeluruh. Kegiatan mitigasi risiko harus selalu tercermin dari seluruh kegiatan institusi yang membutuhkan penganggaran dana. Risiko bermunculan secara dinamis dan dibutuhkan berbagai pendekatan non linear untuk mitigasinya.

Implementasi ICT harus menjadi bagian dari kegiatan mitigasi risiko. Sehingga risiko dalam bentuk apa pun harus termitigasi pada proses penerapannya. Kegagalan mitigasi risiko dalam hal implementasi suatu ICT akan berdampak “Catastrophic” pada basis kinerja dan reputasi institusi. Oleh karena itu basis kehati-hatian di dalam pengambilan keputusan terapan ICT menjadi sangat penting.

Akses Publik Pada Teknologi

Untuk membuat dampak yang memberikan “impact” secara publik, implementasi ICT harus mempertimbangkan akses public pada teknologi tersebut. Asumsi dengan menggunakan data statistik dari jumlah pengguna smartphone dan penetrasi internet tidaklah cukup.

Berbagai parameter lainnya harus menjadi basis pertimbangan, terutama kualitas konektifitas internet yang juga harus mumpuni. Bagi wilayah yang kualitas koneksi tidak memadai tentu akan mengalami kendala untuk mengakses sistem ICT yang diimplementasikan.

Keterbatasan kapabilitas pengguna (Gagap Teknologi atau Gaptek) akan juga mempengaruhi aksesibilitas pada sistem ICT. Edukasi dan sosialiasi diperlukan dalam memitigasi risiko ini.

Bantuan finansial atau subsidi bagi mereka yang tidak mampu membeli smartphone atau perangkat komputer.

Pemahaman budaya kerja dari semua sektor. Ketersediaan layanan dalam mengakses sistem 24 jam, 7 hari. Keyakinan pengguna pada integritas sistem.

Kemudahan user-interface. Rasio potensi pengaksesan pada satu saat. Kepastian informasi yang termaktub dan ditampilkan oleh sistem ICT.

Kepercayaan publik pada suatu sistem ICT memang akan terbangun secara bertahap.

Namun pada kenyataannya setelah suatu sistem ICT di-”launching” tidak boleh memberikan kekecewaan atau pun ketidakpuasan publik.

Oleh karena itu betapa pentingnya poin-poin di atas dijadikan pertimbangan. Karena untuk “recover” dari suatu ketidakpercayaan publik adalah suatu hal yang sangat sulit.

Keamanan Dari Sistem ICT

Keamanan suatu sistem ICT tidak tergantung pada metode enkripsi, anti virus dan firewall yang digunakan pada sistem tersebut. Namun sepenuhnya tergantung pada SOP (standard operating procedure) yang diterapkan dalam mengelola dan menjalakannya. Suatu SOP yang baik akan diterapkan secara menyeluruh dan tegas.

Tidak boleh sedikit pun memberikan kemungkinan terjadi akses secara illegal baik untuk level staf maupun level seorang CEO. Bagi siapa pun yang menyalahi SOP tersebut harus ditindak tegas. Setiap “entry” pada sistem harus tercatat dan terjaga dari potensi manipulasi.

Jika SOP seperti demikian tidak diterapkan atau bahkan tidak ada, maka tidak sulit mengatakan sistem tersebut “tidak aman”.

Data Yang Berintegritas

Dualisme data akan membuat suatu layanan publik yang memberikan kerancuan dan ketidakpastian. Proses menjaga integritas data adalah suatu proses yang terjadi secara terus menerus.

Hal ini disebabkan secara natural data itu bersifat dinamis. Keterkinian, kelengkapan, keabsahan dan akurasi data senantiasa menjadi isu yang melekat pada integritas data.

Basis integritas data menjadi suatu hal yang fundamental dalam terapan ICT. Jika integritas data dari suatu sistem ICT masih menjadi pertanyaan maka sistem tersebut sudah menjadi masalah terbesar dari suatu organisasi/institusi.

Menjaga integritas data melibatkan proses yang dijalankan oleh sistem ICT secara totalitas. Kesalahan data entry sekecil apa pun baik disengaja maupun tidak harus dapat terdeteksi oleh mekanisme pengelolaan sistem ICT. Proses ini harus dapat berjalan secara preventif. Jika harus dijalankan secara kuratif pun tetap harus menjadi bagian dari mekanisme pengelolaan sistem yang terintegrasi.

Total Harga/Biaya Kepemilikan Sistem

Suatu terapan sistem ICT harus diidentifikasi masa hidupnya (life cycle). Di sinilah kemudian harus dihitung segala biaya yang muncul dari mulai titik 0 hari sistem itu berjalan sampai mencapai masa “life cycle” nya. Dengan demikian “sustainability” dari sistem ICT tersebut dapat terukur. Hal ini pun membuat tidak adanya basis ketidakpastian dari berbagai tuntutan pihak lain, seperti biaya lisensi yang menggelembung, penambahan perangkat keras untuk menunjang operasi yang tidak terduga, masalah-masalah hukum yang mungkin muncul dari kontrak-kontrak dengan pihak provider, dan potensi-potensi korupsi pihak internal.

Payung Hukum Perlindungan Data Pribadi

Penulis mendorong agar DPR dan pemerintah segera merancang dan merumuskan UU khusus bagi perlindungan data pribadi karena aturan yang saat ini dinilai masih tumpah tindih, sehingga perlindungan data pribadi tidak optimal.

Anggota Ombudsman RI Ahmad Su’adi mengatakan negara sudah semestinya melindungi masyarakat termasuk perlindungan data pribadi. Persoalannya, selama ini belum ada aturan khusus tentang perlindungan data pribadi.

Apalagi, kasus dugaan bocornya data pribadi pelanggan telepon selular berupa nomor KTP dan KK semakin membuat masyarakat merasa tidak terlindungi.

Jika memang tidak ada payung hukum dari negara dalam menjamin perlindungan data pribadi bagi publik. Sudah semestinya suatu insitusi layanan publik memberlakukan suatu peraturan yang meregulasi isu yang satu ini dalam ruang lingkup lembaganya.

Standar Tingkat Pelayanan

Ketika suatu terapan ICT dijalankan standar tingkat pelayanan yang ada harus direvisi dan dinaikkan kualitasnya. Baik dari segi kecepatan, ketepatan, kepastian dan seluruh aspek yang

berkaitan dalam konteks pelayanan. Jika tidak terjadi peningkatan kualitas standar tingkat pelayanan, berarti implementasi ICT yang dijalankan telah gagal.

Peta Jalan Strategis

Konsistensi dan komitmen dalam memenuhi target-target peta jalan secara strategis harus menjadi nuansa utama dalam penerapan ICT. Penerapan ICT hendaknya menjadi basis percapatan tercapainya target-target jangka panjang ini. Inilah solusi yang hendaknya terpikirkan pada saat awal konsep penerapan ICT diwacanakan.

Design Thinking

Metode design thinking telah menjadi suatu trend dalam penerapan ICT diberbagai institusi besar yang melibatkan layanan publik. Penerapan ICT seyogianya tidak terpusat dari apa yang terpikirkan atau menjadi gagasan pengambil keputusan semata. Namun harus mengakomodasi berbagai harapan dan keinginan publik. Metode design thinking ini memberikan suatu ruang “problem solving” yang dapat mengakomodasi keinginan publik.

Penulis merasa beruntung dapat mengikuti “Design Thinking Course” di University of Stanford di mana konsep tersebut dirintis dan dikembangkan pada tahun silam.

Sudah sepantasnya para pengambil keputusan memahami dan mengimplementasikan metode design thinking ini.

Oleh Poempida Hidayatulloh, Dewan Pengawas BPJS Ketenagakerjaan